В русском языке название «архив» появилось при Петре I, но понятие о хранении актов известно с момента их создания. 28 февраля 1720 г. был опубликован подписанный Петром Великим «Генеральный регламент или Устав» – первый в России общегосударственный правовой акт, определявший основы организации централизованной системы архивного дела в стране. Генеральный регламент предписывал центральным государственным учреждениям передавать документы в архивы, устанавливал обязательный учет государственных бумаг и вводил государственную должность архивариуса. Реформы Петра 1 положили начало государственной архивной службе России (2).
1 июня 1918 г. Совет народных комиссаров принял декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР». В соответствии с этим законодательным актом документальные материалы всех учреждений дореволюционной России и всех учреждений, образовавшихся после Октябрьской революции, были объявлены собственностью государства и включены в состав Единого государственного Архивного фонда (ЕГАФ) (3).
В документах фиксируются многие объективные данные, помогающие установить ряд характеристик, причинные связи, выявить некоторые зависимости. Их главное отличие от других источников информации состоит в том, что такие материалы содержат в себе только объективную информацию, отражают реальное положение дел и рассмотренные в них факты действительно имели место быть (4).
Важная функция архивных документов – служить идентификатором личности: от регистрации и присвоения имени при рождении индивида до фиксации родственных связей и наследования его прижизненных прав и имущества, и в известной степени отображать повседневную жизнь частного человека (5).
Все архивные материалы строго классифицированы и имеют условные сокращения для записи: Ф. – фонд архива. Оп. – опись в фонде архива. Д. – дело в описи архива. Л. – лист в архивном деле.
Основными видами архивных документов являются.